ارسال درست ایمیل

ارسال درست ایمیل یکی از اصول اولیه و مهم در برقراری ارتباط در زمینه‌های کاری و غیر کاری می‌باشد. باید بدانید از امکانات ارسال ایمیل مطلع باشد تا به شیوه‌ی درست از آن‌ها استفاده نمایید. در ادامه‌ی این پست از هیگزیوم، با کدام از این امکانات بیش‌تر آشنا خواهید شد.

تفاوت میان Reply و Reply All چیست و چه کاربردی دارند؟

زمانیکه قصد دارید ایمیل شما تنها به یک شخص فرستاده شود، باید از Reply استفاده کنید. بنابراین اگر شخصی به شما ایمیلی فرستاده باشد، با زدن گزینه‌ی Reply، درواقع یعنی دارید به اون شخص پاسخ میدین.

با زدن گزینه‌ی Reply All، درواقع، به تمامی افرادی که در یک گفتگو شرکت دارند، پاسخ می‌دهید و می‌توانند جواب شما را دریافت کنند.

زمانی از Reply All استفاده کنید که، قصد دارید تمامی مخاطبین شما، جوابتان را دریافت کنند.

زمانیکه قصد داشتید از Reply یا Reply All استفاده کنید، می‌توانید این دو سوال زیر را از خود بپرسید:

۱) آیا بیش‌تر از یک نفر، باید جواب ایمیل را دریافت کند؟

۲) اگر دیگر مخاطبان جوابی دریافت نکنند، مشکلی پیش می‌آید؟

Reply-to چیست و چه کاربردی دارد؟

زمانیکه کسی به ایمیلی پاسخ می‌دهد، پاسخ ایمیل به طور عادی به فرستنده‌ی ایمیل جوب داده می‌شود. این حالت معمول در پاسخ دادن ایمیل می‌باشد. اگرچه می‌توانید از قابلیت reply-to استفاده کنید تا زمانیکه مخاطب قصد جواب دادن به ایمیل شما را داشت، پاسخ وی بجای اینکه به دست شما برسد، به شخص دیگری ارسال شود.

مثال: فرض کنید متین ایمیلی به رضا می‌فرسته، ولی متین نمی‌خواد از رضا جوابی دریافت کنه. به همین دلیل، متین از قابلیت reply-to استفاده می‌کنه تا زمانیکه رضا خواست جوابی بده، به شخص سومی ارسال بشه.

Cc چیست و چه کاربردی دارد؟

Cc مخفف Carbon copy می‌باشد که در فارسی به معنی رونوشت کاربنی است (همان کاغذ آبی رنگ). زمانیکه در قسمت To به گیرنده‌‌ی اصلی خود نامه‌ای ارسال می‌کنید، می‌توانید رونوشتی از نامه‌ی خود را به افراد دیگری نیز بفرستید، که برای این کار، باید ایمیل افراد مورد نظر را، در قسمت Cc اضافه کنید.

برای مثال، اگر ایمیل پنج نفر را در قسمت Cc وارد می‌کنید تا رونوشتی از نامه‌ی شما دریافت کنند، تمام این پنج نفر، می‌توانند ببینند که این نامه، برای چه کسانی ارسال شده است. درواقع در جریان هستند که چه کسانی از این نامه خبر دارند.

Bcc چیست و چه کاربردی دارد؟

Bcc مخفف Blind carbon copy می‌باشد که برگردان آن به فارسی، رونوشت کاربنی ناپیدا ترجمه شده است. گیرندگان Bcc هم رونوشتی از نامه‌ی شما دریافت می‌کنند، اما ایمیل آن‌ها از دیگران پنهان می‌شود. این عمر باعث می‌شود که در آینده، نامه‌ای اشتباها، به این شخص فرستاده نشود.

زمانیکه یک یا چند گیرنده را به Bcc اضافه می‌کنید، هیچکدام از گیرندگان در To و Cc، نمی‌توانند لیست گیرندگان Bcc را ببینند. حتا گیرندگان Bcc نیز نمی‌توانند ببینند که، آیا این نامه به افراد دیگری هم ارسال شده است یا خیر. به زبان ساده‌تر، اگر قصد دارید که کسی متوجه ارسال نامه‌ی شما به شخص خاصی نشود، می‌توانید آن را به Bcc اضافه کنید.

آموزش نحوه‌ی استفاده

به مثال زیر توجه کنید:

گیرنده‌ی اصلی شما در قسمت To قرار دارد.

اگر می‌خواهید نامه‌ی شما را افراد دیگری هم دریافت کنند، باید ایمیل آن‌ها را در قسمت Cc وارد کنید تا رونوشتی از نامه‌ی شما دریافت کنند. در مثال زیر، علیرضا، رویا و جواد در قسمت Cc اضافه شده‌اند.

نکته: پس از ارسال نامه، گیرندگان Cc می‌توانند ببینند که چه اشخاص دیگری این نامه را دریافت کرده‌اند.

چنانچه قصد دارید رونوشتی از نامه‌ی خود را برای شخص یا اشخاص دیگری هم ارسال کنید، اما ایمیل آن شخص برای دیگران نمایش داده نشود، باید از Bcc استفاده کنید. در این مثال، محمد و نوید در قسمت Bcc قرار گرفته‌اند، پس دیگران نمی‌توانند ایمیل آن‌ها را ببینند.